中小零細企業の経営者は「アナログの手帳」を使うべき。
これが私の持論です。
もちろん、どんな手帳を使うかは人の好みの問題だと思うので、あくまで参考までにという前提があってのお話ですね。
ちなみに、私が愛用している手帳はこれです ↓
お分かりの通り、相当デカイです。
※ためしにタバコの箱と比べてみました
そして、周囲からはよくこう言われます。
「IT系の人なのに、アナログの手帳なんですね。」
私の感覚ですが、今どきビジネスパーソンが10人いたら、半分以上の方がGoogleカレンダーやサイボウズのようなグループウェアでスケジュール管理されていると思います。
私のようなネット業界の人間ならば、10人中9人がそんな感じです。
それでも自分は「アナログ手帳」派。
その理由は大きく２つ存在します。
あえて、アナログ手帳を活用する１つ目の理由ですが、結論から申し上げると「予定ではなく、行動を管理するため」です。
当然ですが、経営者には上司がいません。
大手企業によくある雇われ経営者ならば話は別ですが、中小零細企業、特にオーナー社長の場合であれば自分を管理監督するような上司は存在しません。
つまり、良くも悪くも自由！
よって、何が言えるかというと、よほど意志や自制心のある人間でない限りは、楽な方へ楽な方へと流されます。
「忙しいから、それは今度にしよう」
本当は「重要性」の高い仕事であっても、「緊急性」が低いとどうしてもこのようになってしまうものです。
私の場合であれば、
「明日は波が良さそうだし、ちょうどアポが１件も入ってないからサーフィンに行っちゃおう！」
となるわけです。
しかし、本当に自分の目指す将来像（目標達成）に近付くためには、きちんと「今やるべきこと」を見極めて、そして抜かりなく取り組む必要があります。
そして、それらに共通するのは、だいたいどれも「緊急性は低いけど、重要な仕事」なんです。
小さな会社の経営者や個人事業主であれば、例えば以下のようなものが「緊急性は低いけど、重要な仕事」として挙げられます。
● 経営計画書づくり（9割以上の中小零細企業が作っていない）
● ホームページ活用等のWeb集客の仕組みづくり
● 人材採用計画や採用施策の検討
● 外注先や協業パートナーの開拓
● 社員やスタッフとのコミュニケーション ・・・等々
上記はあくまで一例ですが、このような仕事は、重要度が高いものの緊急性が高くないため後回しにされる、又はそのまま着手されることなく時が過ぎます。
しかし、これらに着手しない限り、いつまで経っても売上げが伸びない、収入が増えない、従業員が育たない、常に自分だけが忙しい・・・。となる訳です。
そこで私は、
「明日は何時から誰と会う」
といった、“日々の予定”を管理するだけでなく、“自分がやるべき行動”までも管理できるように手帳を使っています。
手帳には、今後５年間の「中期構想」に加え、「年間計画」や「四半期計画」、それをもとにした「月次計画」が備わっています。
私の場合、前述までのような各種計画は、１週間単位でPDCAサイクルを廻していくような手帳の設計になっています。
計画の最小単位は、１日です。
「１日の質をいかに高めるかが、人生を決める」
という考えのもと、１日の質を向上させるために、デイリーのリフィル（見開き１ページで１日分）は独自開発しました。
（といっても、Excelで自分仕様にフォーマットを作っただけですが）
これらによって、「中長期 → 年間 → 四半期 → 月間 → 週間 → １日」という単位で、自分の行動を細分化して管理している点が、私のパフォーマンスの基本となっています。
そして、大事なのはここ。
これらを全てを１元管理し、そして常に身に付けている（持っている）ようにするとなると、アナログに軍配が上がるというのが、色々と試した私の結論なのです。
IT系社長の私が、わざわざアナログ手帳を活用し続けている理由は、ここにあるのです。
※スケジュール（日程）だけを書き連ねる手帳とは一線を画す。「中長期計画」・「年間計画」・「四半期計画」等の計画書がいくつも束ねられ、“やるべき行動”にフォーカスされた仕様になっている。
ここまでのお話をお読み頂き、少しずつ手帳を活用することの本質が伝わってきたのではと思います。
私の提唱する手帳活用の本質は、「スケジュール（日程）の管理」ではなく、「プラン（計画）の管理」ということになります。
中小企業の社長や、フリーランスのような個人事業主の場合、自分の計画がそのままイコール経営計画であると言っても良いでしょう。
始めての旅行先へ車で行く場合、誰しもが必ずカーナビをセットすると思います。
目的地（目標）をセットして、そこへのルート（計画）を表示させます。
つまり、自分の行動計画をもたないというのは、目的地が曖昧かつカーナビのない車です。
さて、目的地に到着するのは、どちらの方が早そうでしょうか？ というお話だと思います。
手帳を活用するというその行為自体は、目的ではなく手段です。
よく、「手帳の使い方で悩んでいる・・・」
といった類の話や雑誌記事を見ますが、本末転倒。
目的が果たせる（又は近づける）のであれば、極論、手帳なんて何だっていいと思います。
そこで、手帳の使い方に悩んでいる方に私がよくアドバイスするのは、
「特に、ルールなんて設けず、まずはその場凌ぎ的な感じで使っていきましょう」
というものです。
そのうち、徐々に自分なりの「型」みたいなものが見えてくると思うからです。
何よりも、大切なことは「手帳の使い方」ではなく、「計画性をもつこと」。
まずは、プラン作りに励んでみて下さい。
この記事を書いた人
(実は色白。)
